丁寧なビジネスメールを 5 秒で作る

このプロンプトで解決すること

「メール 1 通で 20 分悩む」現象、あるあるです。 要点だけメモして渡すと、AI が「型通りの丁寧なメール」に仕立ててくれます。

プロンプト全文

以下の要点から、ビジネスメールを作成してください。

要点:
- 相手: 【取引先の課長 / 社内の上司 / 同僚など】
- 関係性: 【初対面 / 何度もやり取りあり / 久しぶり】
- 目的: 【依頼 / 謝罪 / お礼 / 日程調整 / 確認】
- 伝えたいこと 3 つ:
  1. 【】
  2. 【】
  3. 【】
- トーン: 【丁寧 / やや硬め / カジュアル】
- 制約: 【件名 20 字以内、本文 250 字以内 など】

件名 / 本文 両方作ってください。
「お世話になっております」などの定型は使って OK です。

実行例

入力:

• 相手: 取引先の課長
• 関係性: 3 ヶ月前に初顔合わせ、その後 2 回メール
• 目的: 来週の打ち合わせ日程を変更したい
• 伝えたいこと: ①火曜が都合悪くなった、②木曜か金曜に変更したい、③資料は予定通り送ります
• トーン: 丁寧

出力:

件名: 【ご相談】来週火曜 打ち合わせの日程変更について

XX株式会社 △△課長

いつもお世話になっております。□□社の山田です。

来週 4/28（火）にお約束しておりました打ち合わせの件で、
恐縮ながら日程変更のご相談をさせてください。

急なお願いで大変申し訳ありませんが、社内の都合により
火曜日の訪問が難しくなりました。4/30（木）または 5/1（金）の
午後でしたら調整可能です。ご都合はいかがでしょうか。

なお、事前資料はお約束通り今週中にお送りいたします。

お忙しいなか恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

山田

使い方のコツ

• 関係性を具体的に: 「初対面」と「3 年の付き合い」ではトーンが変わる
• 要点は箇条書きで 3 つまでに絞る（5 つ以上は相手が読めない）
• 件名も作らせる: 件名の出来で開封率が変わる
• 敬語の難易度: 「過剰に丁寧すぎず」と添えると、読みやすい温度感に

バリエーション

• 謝罪メール: 「こちらに非があります。誠意を伝える」と明記
• お礼メール: 「具体的に何に感謝しているかを明確に」
• 断りメール: 「次につながる断り方」で頼むと、関係を切らない文面に
• 英語化: 日本語で作ったあと「これを英訳して、ビジネスレベルで」と追加

よくある失敗

• 要点が抽象的: 「お願いしたい」だけだと具体的な文にならない
• 相手の情報が不足: 役職がわからないと宛名を間違える
• そのまま送信: 必ず自分の言葉で 1 箇所は書き換える（AI 丸投げを読み手が察知する）

送る前のチェック

• 固有名詞（会社名・人名・日付）が正確か
• 添付ファイルの言及があれば実際に添付しているか
• トーンが相手との関係に合っているか
• 「いつもお世話になっております」を重ねていないか

関連

• 議事録要約
• Slack の丁寧な返信